Lorsque vous signez un bail, vous devez vous rappeler que vous concluez un contrat au sens de la loi. Vous pourriez donc envisager d’obtenir un avis juridique avant d’y apposer votre signature. Les renseignements suivants constituent un bon point de départ pour quiconque veut se familiariser avec les baux commerciaux.
LA DURÉE DE VOTRE BAIL
Typiquement, un bail commercial aura une durée de trois à dix ans. Il est important de déterminer le moment auquel le bail entrera en vigueur, puisque cette même date servira à définir la fin du contrat.
Votre bail devrait définir clairement ce qui arrivera si l’espace loué n’est pas disponible à la date d’entrée en vigueur du bail et quels ajustements seront apportés au loyer par le locateur. Si l’espace que vous avez accepté d’occuper n’est pas déjà vacant et remanié pour convenir à vos besoins, des problèmes inattendus peuvent survenir.
Assurez-vous d’avoir pris connaissance de toute clause qui permettrait au locateur de vous fournir un emplacement alternatif si les nouveaux locaux ne sont pas prêts à temps. Ce type d’arrangement peut signifier que vous pourriez devoir déménager votre entreprise plus d’une fois, ce qui peut engendre des coûts de déménagement plus importants.
Si vous déménagez d’un ancien emplacement vers un nouveau local, prévoyez une période supplémentaire avant de quitter les lieux. Vous pourrez ainsi vous prémunir contre tout délai (relié à la construction, aux précédents locataires, à des dommages matériels, etc.) qui pourrait retarder votre déménagement vers votre nouveau local.
CHOISIR UN BAIL
Les locations commerciales sont généralement calculées en fonction du coût par pied carré du local. Plusieurs locateurs font payer les frais de chauffage et d’électricité séparément du coût de la location de l’espace. Il existe au moins cinq façons courantes de calculer un loyer :
- Le bail tous frais compris, ou bail brut
Les baux tous frais compris sont les plus fréquents lorsqu’il s’agit de louer un local à bureau. On vous demande de payer un prix mensuel fixe. Le locateur est alors responsable de toutes les dépenses reliées à l’exploitation du bâtiment, incluant les taxes, les assurances et les réparations.
- Le bail à loyer net
Lorsque vous signez un bail à loyer net, vous devez payer une partie (ou l’ensemble) des taxes reliées à la propriété en plus du prix de base de la location. Le locateur est toutefois responsable des dépenses reliées à l’exploitation du bâtiment.
- Le bail à loyer supernet
Lorsque vous signez un bail à loyer supernet, vous devez payer le prix de base de la location, les taxes et les assurances reliées à l’espace que vous occupez.
- Le bail à loyer hypernet
Lorsque vous signez un bail à loyer hypernet, vous êtes responsable de l’ensemble des coûts d’exploitation du bâtiment, incluant les réparations et l’entretien. Ce type de bail est généralement utilisé pour les propriétés industrielles.
- Le bail à loyer proportionnel
Lorsque vous signez un bail à loyer proportionnel, vous payez un loyer fixe, plus un pourcentage de votre revenu brut. Le bail à loyer proportionnel est un type d’entente locative particulière pour les détaillants qui louent des locaux dans des surfaces partagées (comme des centres commerciaux ou des galeries marchandes).
LES AUGMENTATIONS DE LOYER
Par le passé, l’augmentation des coûts d’exploitation d’un bâtiment était couverte par une augmentation du loyer lorsque celui-ci était renouvelé, ou lorsqu’un nouveau bail était créé pour un nouveau locataire. Plusieurs locateurs se protègent désormais des changements imprévisibles dans le marché de l’immobilier en incluant une clause d’indexation dans leurs baux. Cette clause permet à un locateur d’exiger une hausse de loyer si les coûts d’entretien ou d’exploitation de la propriété augmentent. La plupart des locateurs négocieront cette clause d’indexation avec vous.
Voici quelques exemples de clauses d’indexation :
- des augmentations régulières du loyer au cours de la période couverte par le bail
- des augmentations calculées au prorata des augmentations des taxes, du chauffage, de l’entretien et d’autres coûts directs
- des augmentations automatiques du loyer en fonction des augmentations de l’indice des prix à la consommation (IPC) ou d’un autre indice d’inflation comparable.
Remarque : L’IPC exagère généralement l’impact de l’inflation. Vous ne devriez donc pas accepter de payer plus qu’une partie de l’augmentation annuelle de l’IPC, particulièrement si votre loyer contient déjà des augmentations pour les taxes et les coûts directs d’exploitation.
SOUS-LOUER VOTRE BAIL
Si vous décidez d’agrandir votre entreprise ou de déménager de local avant la fin de votre bail, vous pouvez discuter de la sous-location avec votre locateuré
Assurez-vous que le locataire qui souhaite sous-louer l’emplacement réponde aux exigences du locateur pour la propriété. Souvenez-vous que vous serez responsable de payer le loyer si votre sous-locataire décide de quitter les lieux avant la fin du bail.
RENOUVELER VOTRE BAIL
Lorsque votre bail viendra à échéance, votre locateur n’aura pas d’obligation légale de vous offrir le même espace, à moins que vous n’ayez conclu une entente de renouvellement avec lui et que vous ne possédiez une clause qui vous garantit l’espace à la fin de votre bail.
Vous devrez généralement produire un avis écrit pour exercer votre option de renouveler le bail, faute de quoi il deviendra caduc (il est courant de demander un préavis d’un an pour les baux à long terme, tandis que le préavis standard pour les baux à court terme est plutôt de trois ou quatre mois). Certains baux se renouvellent automatiquement à moins que vous ne les annuliez. Cette façon de procéder pourrait s’avérer avantageuse pour votre entreprise si vous louez plusieurs espaces et que vous ne souhaitez pas courir le risque de voir un de vos baux expirer.
QU’ARRIVERA-T-IL SI VOTRE LOCATEUR FAIT FAILLITE?
Vous pouvez vous protéger et protéger votre entreprise en vous assurant que votre bail contient une clause de reconnaissance ou de non-perturbation. Il s’agit là d’une entente qui prévoit la continuation du bail dans l’éventualité d’un prêt ayant donné lieu à une saisie.
LES ASSURANCES
Généralement, les locateurs sont supposés avoir une police d’assurance complète pour leur immeuble, englobant la responsabilité civile des aires communes telles que les entrées, les escaliers et les ascenseurs et protégeant l'immeuble lui-même contre les risques divers. Les locateurs ont également le droit d’insister pour que leurs locataires possèdent leur propre police d’assurance, ce qui protégera les locateurs d’éventuelles réclamations qui seraient reliées à l’exploitation des entreprises des locataires (un visiteur qui trébucherait sur un tapis, par exemple). Le locataire pourra également prendre une assurance sur les « contenus et les améliorations » qui protégera son investissement dans la propriété.
Vous pourrez consulter un agent d’assurances professionnel ou un avocat pour vous assurer que votre police d’assurance est complémentaire à celle de votre locateur.
LES SERVICES RELIÉS AU BÂTIMENT
Vous devrez considérer les éléments suivants lorsque vous négocierez les conditions de location avec votre locateur : l’électricité, le CVCA et les services de nettoyage.
- L’électricité est souvent incluse dans les services de l’immeuble. Demandez à votre locateur s’il fixera des limites si vous prévoyez installer des machines électriques.
- Le chauffage, la ventilation et le conditionnement d’air (CVCA) sont généralement la responsabilité du locateur. Les espaces commerciaux offrent rarement un service de CVCA 24 heures sur 24. Vous pourrez donc inclure un horaire pour le CVCA dans le bail, en spécifiant quels services doivent être fournis les jours fériés.
- Les services de nettoyage devraient être inclus dans un horaire officiel. Il est par ailleurs important de savoir qui sera responsable de l’entretien ménager, comme le nettoyage des salles de bain et la collecte des ordures.
Lorsque vous aurez conclu une entente avec votre locateur au sujet des services qui seront fournis, assurez-vous d’en posséder une copie écrite.
LES AMÉLIORATIONS À LA PROPRIÉTÉ
Les immeubles à bureaux modernes prévoient habituellement une provision pour les améliorations (nouvelle subdivision, éclairage, tapis, peinture, etc.), mais elle peut varier selon les besoins des différents locataires et selon ce que sont disposés à offrir les locateurs.
Les ententes relatives aux rénovations devraient toujours être conclues par écrit et comprendre un plan détaillé des travaux ainsi qu’une estimation des coûts faite par un entrepreneur avant la signature du bail. Ce document, qui porte le nom de « lettre de travail », devra aussi préciser à qui appartiendront les améliorations.
À moins d’en convenir autrement dans le bail, toute amélioration à la propriété appartiendra au locateur lorsque vous devrez quitter les lieux. Cela inclut notamment les appareils de conditionnement d’air, les luminaires, les étagères, les armoires et le matériel de production.
CALCULER LA SUPERFICIE EN PIEDS CARRÉS
Le calcul de la superficie en pieds carrés est une bonne façon de comparer les différents loyers, mais tous les locateurs ne la mesurent pas de la même façon. Les locaux d’usine ou d’entrepôt peuvent se négocier à quelques dollars par pied carré, mais un immeuble à bureaux de premier ordre ou un local bien situé se louera généralement à un prix beaucoup plus élevé.
Lorsque vous devrez décider de la taille du local que vous louerez, essayez de répondre aux questions suivantes :
- Combien d’espace utilisable obtiendrez-vous pour votre argent?
- Quelle partie de votre loyer est consacrée aux espaces publics comme les halls d’entrée, les salles de bain et les installations mécaniques (variera habituellement entre 25 % et 30 %)?
Maintenant que vous vous êtes familiarisé avec les éléments de base d’un bail commercial, il pourrait être utile de consulter un avocat spécialisé dans l’immobilier et la réglementation sur les activités commerciales pour obtenir davantage de renseignements sur vos droits et responsabilités lorsque vous signez un bail.
(Source : Entreprises Canada Ontario)