Plusieurs choix s’offrent à un employeur lorsque vient le temps de gérer la paie de son entreprise. Une des options qui s’offrent à lui est de faire appel à un fournisseur de services de paie afin de lui confier la gestion de la paie de ses employés. Le fournisseur choisi prend alors en charge le paiement des employés et la production des relevés de paie. Il effectue également le calcul des retenues à la source et le versement aux organismes gouvernementaux. Cette solution réduit les risques d’erreur et les employés bénéficient d’une paie toujours exacte et à l’heure.
De nombreux avantages découlent de ce partenariat d’affaires, car en plus de répondre aux besoins organisationnels de l’entreprise, ce fournisseur assure la conformité de la paie et la sécurité des données traitées.
Rareté de la main-d’œuvre : sécuriser sa paie
Dans le contexte de la pénurie de main-d’œuvre actuelle, nous constatons que des entreprises peinent à maintenir leur expertise en gestion de la paie. Cette problématique a pour conséquence de créer davantage d’insécurité pour les entrepreneurs et leur personnel. La situation devrait perdurer durant quelques années, d’autant plus que le ministère du Travail, de l’Emploi et de la Solidarité sociale estime que plus de 1,4 million d’emplois seront à combler d’ici 2026 1 .
Bien que les ressources soient insuffisantes, la gestion de la paie demeure. Confier cette tâche administrative complexe à un expert du domaine peut donc s’avérer très bénéfique pour les entreprises.
En lui confiant les calculs, les déductions, les remises gouvernementales et le versement des salaires, un employeur et son équipe de paie interne gagnent un temps considérable, leur permettant ainsi de se consacrer plus longuement et efficacement à la croissance de l’entreprise. En outre, la sous-traitance du traitement de la paie permet de minimiser les erreurs.
Conformité de la paie
Les employeurs savent bien que toute erreur dans la paie peut s’avérer problématique et entraîner des pénalités. En faisant appel à un fournisseur de gestion de la paie qui s’assure de rester à jour quant aux différents changements législatifs, ils tirent de cette collaboration un accompagnement à l’année qui leur garantit la conformité de la paie.
Il arrive que ces nombreux changements deviennent un défi pour les entreprises, qui doivent alors s’adapter urgemment à des situations complexes. La pandémie en est un bon exemple; selon l’Institut National de la Paie (INP) 2 , on a recensé 239 annonces gouvernementales distinctes (fédérales, provinciales et territoriales) entre le 15 mars 2020 et le 24 août 2020. Chacune d’elles a généré un impact différent sur le système de paie des entreprises canadiennes et à titre de fournisseur de paie canadien, Nethris a dû se conformer à chacune d’elle rapidement.
La gestion de la paie étant un domaine complexe dû à ses règles et normes en vigueur, et se tourner vers un spécialiste peut alors représenter une réponse pertinente au manque de compréhension vis-à-vis du traitement de la paie parfois exprimé par les employeurs. Par ailleurs, cela leur évite de possibles erreurs et retards pouvant être onéreux.
Sécurité des données
La gestion de la paie implique le traitement de données personnelles et sensibles. Dans le contexte actuel de cybermenaces récurrentes, la protection de ces informations est un enjeu prioritaire pour les entreprises. En impartissant leur paie, les employeurs bénéficient d’infrastructures à la fine pointe de la technologie et de systèmes de surveillance et de protection adaptés aux normes et règlementations en vigueur.
Des certifications existent et permettent de garantir un haut niveau de protection des données. Nethris a reçu la certification ISO 27001, la norme internationale de référence qui atteste d’une gestion optimale des risques relatifs à la sécurité de l’information. Cette certification n’est pas obligatoire, mais elle représente un indicateur du niveau de confiance que l’on peut avoir en un service.
Par ailleurs, les changements liés à la loi 25 au Québec s’appuient sur la volonté d’adapter les lois existantes aux nouvelles réalités technologiques pour protéger les individus en responsabilisant les organisations en matière de protection et de partage des renseignements personnels. À cet égard, Nethris veille constamment à s’adapter à ces changements et demeurer conforme à toutes les lois et réglementations en vigueur.
Automatisation des processus
Confier le traitement de sa paie à un fournisseur spécialisé dans le domaine assure l’optimisation des ressources et l’automatisation des processus de l’entreprise. Il propose des outils sur mesure qui simplifient la paie, en plus d’offrir des fonctionnalités en gestion du capital humain, autant d’éléments qui font partie intégrante de la gestion d’entreprise et gravitent autour du traitement de la paie.
L’automatisation des processus permet de dire au revoir aux étapes qui prennent du temps et dont on pourrait se passer. Un fournisseur de services de paie peut offrir aux entreprises, par le biais de solutions complémentaires, des ressources très utiles qui complémentent le travail des entreprises et en améliorent grandement efficacité.
En conclusion, on retiendra que cette relation d’affaires est basée sur la confiance, car le client profite d’un soutien à l’année, qui ne se limite pas uniquement aux problématiques ponctuelles, mais englobe toutes les obligations qui incombent aux entreprises et qui contribuent à la confiance des employés dans la gestion de leur paie.
Christine Tremblay
Vice-présidente, service-conseils Nethris
Centre de service de paie CGI
1. Le marché du travail > En action pour la main-d’œuvre (gouv.qc.ca)
2. https://paie.ca/recherche/cout-de-la-conformite-pour-les-employeurs-et-implications-en-matiere-de-politiques-publiques