Le Palais des congrès de Montréal dévoile sa recette gagnante dont vous pourriez être l’ingrédient secret.
La tenue d’événements internationaux comme les colloques et les congrès scientifiques a des impacts positifs à bien des niveaux pour la ville hôte. En plus des nuitées dans les hôtels et des dépenses touristiques engendrées, ces rassemblements ont des retombées intellectuelles inestimables et peuvent propulser des champs d’expertise prometteurs. À cet égard, Montréal et son Palais des congrès se démarquent puisque notre métropole est la ville qui accueille le plus d’événements internationaux dans les Amériques selon l’International Meetings Statistics Report paru en 2020.
Comme Montréal souhaite conserver son titre et que la pandémie de COVID-19 a affecté le secteur de l’événementiel, il est important plus que jamais de collaborer pour assurer une reprise des affaires qui soit rapide. Pour ce faire, le Palais des congrès de Montréal a décidé de partager la recette gagnante de son développement des affaires qui repose sur un ingrédient clé, l’implication d’hommes et de femmes influents ayant à cœur le rayonnement de leur secteur d’activité.
Confirmer un événement international se prépare des années à l’avance
Au Palais des congrès, le processus de confirmation d’événements d’envergure peut se faire jusqu’à 5 et 6 ans à l’avance et une foule de partenaires interviennent tout au long du processus.
Identification des opportunités
La première étape consiste à identifier un événement que l’on souhaite accueillir à Montréal. Au Palais, l’unité de l’intelligence d’affaires fait une vigie des associations internationales et des entreprises globales qui organisent un événement en rotation dans différents pays. Grâce à leur expertise, il est possible de savoir si une organisation envisage de tenir son événement en Amérique du Nord et si Montréal devrait déployer les efforts pour poser sa candidature.
Il arrive aussi que les opportunités proviennent directement de Montréalaises ou de Montréalais qui, passionnés par leur secteur d’activité, souhaitent accueillir le congrès de leur association internationale ou de leur société dans la métropole québécoise. Lorsque ces demandes nous parviennent, les délégués de développement commercial du Palais répondent à l’appel avec enthousiasme pour évaluer la faisabilité de la demande et pour offrir leur soutien dans les étapes à venir.
Recrutement d’un champion local
Pour faciliter le processus de candidature d’une ville dans la confirmation d’un événement, la deuxième étape est de s’allier à une personne influente qui est prête à s’impliquer dans la démarche. Le Palais identifie généralement des membres montréalais de l’association internationale ou des sommités dans un domaine professionnel donné.
Ces individus désignés comme des « champions locaux » agiront en quelque sorte comme la bouche et les oreilles du Palais auprès de l’association internationale, c’est pourquoi leur notoriété est importante. En identifiant les principaux critères de sélection et les différentes sensibilités de l’organisation, ils aident le Palais à monter un cahier de candidature personnalisé et convaincant.
Par exemple, grâce à leur expertise, Pre Catherine Morency et Pr Martin Trépanier ont aidé l’équipe du Palais à confirmer la tenue du 16th World Conference on Transport Research, à Montréal, dans les années à venir.
Présentation de la candidature
Afin de vendre Montréal comme la destination par excellence pour y tenir un événement, l’équipe du Palais, avec la collaboration de Tourisme Montréal, a développé une réelle expertise. La proposition est résumée dans un cahier de candidature hautement visuel et étoffé où on y présente les principales qualités de la ville, les services innovants de son Palais des congrès, mais également l’expertise de la destination dans le secteur d’activité du congrès convoité.
Cette étape est un réel travail d’équipe entre le Palais des congrès, le champion local et les partenaires touristiques. En vous impliquant dans la confirmation d’un événement international, vous vous engagez à partager votre connaissance de l’expertise locale et en échange, le Palais met sa puissance de vente et de marketing à votre service en déployant des outils variés et efficaces pour soutenir la candidature.
Sélection de la destination
Une fois la candidature de Montréal déposée, le processus de sélection peut varier d’une organisation à une autre. Parfois, les délégués de développement commercial du Palais seront appelés à présenter la candidature devant une audience, d’autres fois, la ville devra déployer une opération charme pour convaincre le comité de sélection en visite dans la ville en lice.
Une fois la ville hôte annoncée et dans l’éventualité souhaitable où Montréal remporte le processus, le champion local est nommé Ambassadeur du Palais des congrès de Montréal et bénéficie des avantages qui en découlent. Il continue évidemment de bénéficier du soutien du Palais pour les étapes à venir.
5 bonnes raisons de vous impliquer dans la confirmation d’un congrès
Que ce soit en sollicitant l’aide du Palais dans la confirmation d’un événement international que vous avez identifié ou d’accepter leur invitation d’agir en tant que champion local, les avantages de vous impliquer dans cette aventure sont nombreux :
1-Votre rayonnement professionnel
Associer votre nom à la confirmation d’un congrès est une réalisation majeure pour votre CV. Non seulement cela vous positionne à l’échelle locale, mais le processus vous permet également de rayonner au sein des acteurs internationaux de votre communauté.
2-L’avancement de votre secteur professionnel
La tenue d’un congrès a des effets hautement bénéfiques pour les intervenants locaux qui œuvrent dans votre secteur d’activité. Il peut être à l’origine de nouvelles pistes de collaboration internationale, aider le recrutement d’experts provenant d’autres pays et voir émerger de nouveaux champs de recherche.
3-L’accompagnement offert par le Palais
Tout au long du processus, vous bénéficiez du soutien d’une solide équipe de professionnels du Palais des congrès. Des experts vous guident à travers chaque étape.
4-Une contribution pour Montréal et le Québec
La satisfaction de constater la concrétisation de votre implication lors de l’événement n’a tout simplement pas de prix. Tous les bénéfices que ce type d’événement génère pour Montréal et sa vitalité sont source d’une grande fierté.
5-Le développement d’un réseau d’affaires inégalé
Vous impliquer dans le processus vous fait voir et expérimenter l’événement sous un tout nouvel angle en ayant accès à des rencontres et des opportunités que vous n’auriez probablement pas eues en y assistant en tant que participant régulier.
Vous pourriez devenir membre du Club des Ambassadeurs du Palais des congrès
Outre la tenue de l’événement en question, la consécration du processus de candidature pour le champion local qui s’est impliqué bénévolement avec le Palais des congrès est sa nomination au sein du prestigieux Club des Ambassadeurs.
Regroupant près de 350 personnalités du secteur académique, de la communauté scientifique et du milieu des affaires, le Club récompense l’implication bénévole des champions locaux devenus Ambassadeurs à travers un programme d’avantages variés.
Chaque année, les nouveaux Ambassadeurs sont nommés à l’occasion d’un événement de reconnaissance. Sous forme virtuelle cette année, le Palais vous convie à MTL Ambassadeurs le 13 mai prochain. Inscription gratuite en ligne.
Êtes-vous le prochain Ambassadeur du Palais?
Vous souhaitez contribuer à la confirmation d’un événement d’envergure à Montréal? Communiquez avec l’équipe du Palais par courriel et bénéficiez de leur accompagnement.
À propos de l’auteur
Le Palais des congrès de Montréal fait face aux exigences événementielles engendrées par la COVID-19 de manière proactive. Nouveau leader des événements hybrides, il offre, par le biais de son service Palais Média Propulsion, plusieurs studios hautement technologiques. Avec PROGRES, son Programme de reprise opérationnelle générateur de rassemblements et d’événements sécuritaires, le Palais se conforme aux nouveaux standards sanitaires déterminés par les instances gouvernementales, sans frais additionnels pour ses clients.
Le Palais est au cœur de la ville qui accueille le plus de congrès internationaux dans les Amériques selon le classement 2019 de l’Union des associations internationales. Détenteur de la plus importante certification de l’industrie en normes de qualité, décernée par l’Association internationale des centres des congrès (AIPC), le Palais est également finaliste au prestigieux prix Apex de cette association dans la catégorie « meilleur taux de satisfaction de la clientèle au monde ». En 2019-2020, il a généré 228 millions de dollars en retombées économiques et d’innombrables retombées intellectuelles en tenant 339 événements. Précurseur, il a mis sur pied CITÉ, un lab événementiel qui réinvente les congrès grâce à des entreprises montréalaises émergentes. Il est parmi les premiers centres de congrès au monde dont l’immeuble est carboneutre, en plus d’être certifié BOMA BEST. Visitez congresmtl.com.
Les opinions exprimées dans ce billet sont celles de l’auteure et ne reflètent pas nécessairement celles de la Chambre de commerce du Montréal métropolitain. Par conséquent, la Chambre ne peut être tenue responsable du contenu publié.